浅谈印刷品投标技巧

                                                                           来源：科印网     作者：李永强

      未来十年，印刷企业的核心竞争力来自市场策划与营销，印刷品招投标是市场策划与营销的一部分，也是印刷企业在市场经济条件下赖以生存的重要环节。随着未来印刷品招投标的规范化，越来越多的印刷企业将会介入。而且，还会在全球范围内进行招投标。

　　根据企业的实际状况投标能否成功，则体现出企业的营销团队对印刷市场的分析及投标技巧，笔者从事招投标工作十余年，曾主办过印刷品招投标培训班，在此，根据目前印刷市场的现状，来谈谈印刷品投标的技巧，以飨读者。

　　首先，要认识到印刷品是货物，现今批量采购此类货物者不是政府便是企业，他们都属于招标人，招标文件就是根据他们对货物的需求来制定的，具体的编制由政府或企业的采购部门以及中介来完成，而印刷企业则是供货方，亦即投标人。所供货物能否满足招标人的要求，这就取决于投标文件中商务响应、资质、设备、人员素质及报价等因素。

　　一般来说印刷品由政府采购居多。

　　1.印刷品招投标的意义与特点

　　1.1印刷品招投标的意义

　　印刷品属于文化产业的范畴，它渗透在我们生活的各个角落。印刷品招标投标作为发展文化产业的竞争制度，是一种有规范、有约束的竞争活动。具有以下的意义：

　　⑴确立了竞争的规范准则，有利于印刷行业开展公平竞争。

　　⑵扩大了竞争范围，可以使印刷企业充分地获得市场利益

　　⑶有利于我国印刷业整合资源做大、做强。

　　1.2印刷品招投标的特点

　　⑴招标投标过程及结果的不确定性

　　印刷产品的性价比是有弹性的。

　　⑵印刷品标准界定的困难性

　　印刷产品的质量界定和招标人的需求相对比较困难。

　　⑶印刷品招标投标的可替代性

　　好的印刷企业一旦中标，并不是高枕无忧地长期占据这一市场份额，随做时间的推移，可能会有更优良的印刷企业参与竞争。

　　1.3印刷品招标投标的的基本原则

　　⑴公开原则

　　⑵公平原则

　　⑶公正原则

　　⑷合理原则

　　（5）择优原则

　　2.采购人常用的招标方式

　　（1）公开招标；

　　公开招标，又叫竞争性招标，即由招标人在报刊、电子网络或其它媒体上刊登招标公告，吸引众多企业单位参加投标竞争，招标人从中择优选择中标单位的招标方式。

　　公开招标应作为主要采购方式。任何采购人不得规避公开招标采购。

　　（2）邀请招标；

　　▲具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；

　　▲采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。

　　（3）竞争性谈判；

　　▲招标后没有供应商投标或者没有合格标的及重新招标未能成立的；

　　▲技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；

　　▲采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；

　　▲不能事先计算出价格总额的。

　　（4）单一来源采购；

　　▲只能从唯一供应商处采购的；

　　▲发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；

　　▲必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。

　　（5）询价

　　采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。

　　3.印刷品投标的条件

　　印刷品投标必须具备两个条件：

　　1）具备一定资格的合法组织

　　获得行业准入资格是印刷企业从事正常经营活动的首要条件，印刷企业作为独立经营、独立核算的法人组织，首先必须申办工商登记手续，具有营业执照，才能拥有合法的经营资格。除此之外印刷企业还必须办理资质审批手续。

　　2）符合招标文件的要求

　　印刷企业参与印刷品投标应当符合招标文件的要求：

　　①投标人的资格

　　②组织结构、职能分配人员编制以及人员培训、管理

　　③管理模式、工作计划和设备状况

　　④管理规章制度（只列目录）

　　⑤各项管理指标的承诺及相关措施

　　⑥企业信誉

4.印刷品投标决策

　　1）是否投标

　　对于印刷品的招标项目，印刷企业是否选择投标，要视具体的印刷品而确定，例如，下列印刷品招标项目应放弃：

　　▲投标超出本企业能力之外的项目

　　▲管理、技术要求超过本企业资质等级的项目

　　▲本企业印刷工作量饱满，而招标印刷品盈利水平较低或风险较大的项目

　　▲本企业管理水平、技术力量、信誉明显不如竞争对手的项目

　　2）对投标印刷品性质的确定

　　印刷企业如果决定参与投标，应当确定投什么性质的标。按投标性质分类可分为风险标和保险标。印刷风险标是指管理难度大、风险大，而印刷企业自身管理水平和能力、技术装备、资金上都有未解决的问题。印刷保险标则是一切都在可控制范围之内。

　　3）确定投标中采用什麽样的策略和技巧

　　为了获得投标的成功，印刷企业在投标活动需要考虑相应的策略，采用一定的技巧。对于投标的印刷企业来讲，不同时期、不同情况应采取不同的竞争策略。如果是新组建的印刷企业，可从树立信誉、开拓市场入手，宁可少获取利润，也要争取中标；如果是大型印刷企业要应本着着眼全局，以丰补歉的原则，争取中标。

　　4）印刷品投标决策的依据

　　▲信息依据

　　印刷企业可以通过各种渠道及时、准确掌握招标信息，并建立数据库，随时补充和调整，这对于比较、权衡、选择有利项目是十分必要的。

　　▲竞争对手情况依据

　　通过调查竞争对手的管理水平、管理规模、技术能力和投标的积极性，分析对手可能对企业造成的威胁，了解竞争对手的实力大小，从而为本企业选择相应的投标策略和技巧提供依据。

　　5）印刷品投标决策的原则和步骤

　　（1）印刷品投标决策的原则

　　▲重视信息原则

　　决策过程实际上是一个信息的收集、加工、和转换的过程，决策的科学性、准确性是和信息的数量、质量成正比的。信息越全面、越及时、越准确，决策过程中思维的广度和深度就越大。

　　▲系统思考原则

　　系统思考是决策活动必须遵循的一条基本原则。系统性原则要求在印刷品投标活动中充分考虑各个环节、各项工作之间的联系，以免做出错误决策。

　　▲定量分析与定性分析相结合的原则

　　影响投标决策的因素有很多，有的可以量化，有的不可以量化，应当将定量分析与定性分析结合起来，综合运用。在定量分析中，对于费用的测算，不仅从静态角度来进行分析，还应该从动态角度进行分析，使资金的预算更加合理。

　　▲责任、利益、风险对称原则

　　▲决策的责任、利益、风险是对称的，必须明确决策者的责任、利益和风险承担，真正调动决策的积极性，才能使投标决策达到预期的效果。另外，投标的过程存在着各种不同类型和程度的风险，所以，应该对项目进行风险分析，风险因素包括：经济方面、技术方面、管理方面等

　　▲科学化、民主化原则

　　科学化、民主化原则要求决策必须以科学的理论作指导，在决策过过程中要充分发扬民主，认真听取不同意见，集思广益、从而选择正确的投标方案。

　　（2）印刷品投标决策的步骤

　　▲分析本企业的现有资源

　　▲对印刷品投标的选择和决定

　　▲项目确定后再结合本企业的技术优势和实力作出合理的评价

　　▲从竞争谋略的角度确定投标策略。

　　2.印刷品投标报价

　　1）高盈利策略

　　采用这类策略的投标企业通常有较强的技术水平、丰富的管理经验。报价往往偏高

　　2）低价策略

　　低价策略往往是投标企业在招标上有一定的经验，但在众多竞争对手中却不甚突出；或者该项目本身前景看好，可以为企业创造业绩；或者由于竞争对手多，在制定标价时，尽可能压低报价以争取中标。

　　3）差异策略

　　由于印刷品和印刷企业本身存在差异，所以，投标企业则可以利用这些差异，扬长避短，争取在自己熟悉的领域中获得成功。

　　▲不平衡报价

　　不平衡报价法，是相对通常的平衡报价（正常报价）而言的，指在总价基本确定以后，通过调整内部子项目的报价，以期既不提高总价影响中标，又能在结算时得到理想的经济效益。

　　▲低价报价法

　　企业为了想占领某一印刷品市场，宁可目前少盈利或不盈利，采用先亏后盈法，先报低价，然后用其他方法扭亏转盈。

　　▲多方案报价法

　　投标人要有多方案报价的准备，，即按照原招标文件报一个价，然后再提出，如果技术说明或招标文件某条款做某些改动时，则本报价人的报价可以降低多少，从而，给出一个较低价，吸引招标人。

　　2）开标后的报价

　　在竞争性谈判招标中有二次报价，投标者通过开标这一程序可以得知众多投标者的报价，但低价并不一定中标。若投标人在议标谈判过程中施展投标技巧，就可以不利因素为有利因素。

　　投标价格不是中标的唯一因素，但却是中标的关键因素，在议标中通常投标人准备适中价格，同时还要准备应付特殊竞争所需要的替代价格。

　　除投标价格外，在议标谈判的过程中，要考虑许多重要因素，例如，投标人要准备一些优惠条件争取到招标人的的赞许。

　　5.如何避免报价失误

　　▲印刷品报价要在招标人的心理价位内

　　▲印刷承印物（纸张）要明确，标价要准

　　▲不能低于成本价

　　▲技术要求要清晰

　　▲采用的设备要标注

　　▲物流要考虑不可抗拒的因素

　6.印刷品投标的实施程序

　　当本企业决定投标时则按照下列程序进行。

　　成立投标小组→投标申请→研究招标文件→编制投标书→准备投标保函→递交投标书→参加答疑。

　　A.成立投标小组

　　投标是印刷企业营销部门的经常工作，投标活动涉及到一定的人、财、物的投入，一旦投标失败，都会给单位造成损失，因此，为了使投标文件的编制更加具有合理性和竞争性，印刷企业在投标前，再次做好充分的准备工作：

　　投标小组应由经营管理人员、专业技术人员、财务人员等组成，投标小组的主要职责是获取招标信息、进行投标决策及开展投标活动。在投标过程中，投标小组始终担任重要角色。无论是市场开发部还是投标工作小组，都应该根据本企业的市场定位，选择与之相应的招标项目进行投标，由于编写投标书过程中最重要的两个难点是生产管理方案的设计和标价的计算，因此，投标小组在编制投标书方面应有所侧重：

　　▲经营管理人员负责印刷品计价并及时收集招标项目的信息。

　　▲专业技术人员应对印刷品印制工作方案、难点、重点、进度以及质量保证措施，服务承诺做出响应。

　　▲财务人员应负责启动经费、管理成本、预期效益的测算。

　　B投标申请

　　确定投标目标后，印刷企业应根据招标单位的要求，在规定时间内向招标单位提出投标申请，并提交所需的证明文件。即营业执照、印刷企业资质证书、企业法人代码证书、企业财务状况证明文件等。

　　C研究招标文件

　　印刷企业取得招标文件之后，如何阅读成为关系到投标成败的重要环节。招标文件是整个投标活动的指导性文件，投标单位必须仔细阅读，认真研究。尤其是带＊号的重点条款，千万不能放过！

　　招标文件可能由于某些原因使得一些内容不清晰。将可能影响投标标价的制定，以致影响投标的成功，甚至还可能影响中标后合同的履行。因此，投标小组坚持仔细谨慎的原则，阅读并可能找出错误，按其不同性质与重要性，将这些错误与遗漏分类，在招标前予以解决。在这里特别告诫投标人，所有的评审专家都是以招标文件为依据来审核投标文件的。

　　D编制投标书

　　完整的投标文件一般包括标书封面、投标函、正文、附录四大部分，其中正文部分可以划分为商务标（招标报价）和技术标（达到的技术要求）。投标人在研读招标文件后，就要进行投标文件的编制工作，编制投标书是至关重要的工作，在整个编制过程中应当注意编制前与编制中两方面的问题。

　　1)编制投标文件前注意要点

　　投标文件是投标方对招标文件的直接响应，投标文件应及时对招标文件提出的实质性的要求和条件做出回答。为此，投标人应注意以下方面：

　　▲投标人应当认真研究、正确理解招标文件的全部内容，并在此基础上按要求编制投标文件，切忌偏题。

　　▲投标文件必须对招标文件中有关招标项目的技术要求、项目价格、实施计划等主要内容进行填报和说明。投标文件应采用法定计量单

　　位。投标人不得修改招标文件的要求，不能回避或遗漏招标文件中必须回答的问题，更不能提出任何附带条件。

　　▲投标文件中阐述的内容、提供的证明材料必须真实可靠，客观反映投标人的情况，不得弄虚作假。

　　▲整个投标文件的内容应保持一致性，按统一格式书写。

　　▲一份完整合格的投标文件，在页面安排、标题设置、图标说明的字体、字号、色彩的运用上合理得体，既符合项目的严谨性又要体现自己的特色，对于带有＊号的指标，则可适当的优化，以引起招标方在评标时的兴趣和重视，有利于中标。

　　2）投标文件编写中注意要点

　　▲确保填写无遗漏，无空缺。投标文件中的每一空白都需填写，如有空缺，则被认为放弃意见，重要数据未填写，可能作为废标处理。

　　▲不得随意修改填写内容。投标方所递交的全部文件均应由投标方法人代表或委托代理人签字，若填写中有错误而不得不修改，则应由投标方负责人在修改处签字。

　　▲投标书用打字方式填写，不允许出现加行、涂抹或改写痕迹。电子版与纸质文件应完全一致。

　　▲不得改变标书格式。若投标方认为原有标书格式不能表达投标意图，可另附补充说明，但不得修改原标书格式。

　　▲计算数字必须准确无误，投标单位必须对单价、合计数、分步合计、总标价及其大写数字进行仔细核对。

　　▲报价合理

　　投标人应对招标项目提出合理的报价，高于市场的报价难以接受，低于成本的报价将被作为废标，或者，即使中标也无利可图。因唱标一般只唱正本中的“开标一览表”，所以投标人应严格按照招标文件的要求填写“开标一览表”、投标报价表。

　　▲投标文件包装整洁美观

　　投标文件应保正字迹清楚、文本整洁，纸张统一，装帧美观大方。

　　E.准备投标保函

　　在印刷品招标投标活动中，为避免投标单位在投标有效期退出或中标后不能够在规定期限内与招标方签订合同，给招标方造成经济损失，通常招标方要求投标人预先缴纳一定数额的保证金，用于保护本次招标免受由投标方的行为而引起的风险。

　　a.未按规定提交投标保证金的投标，被视为投标无效。

　　b.投标人在投标文件中承诺的投标有效期内撤回标书或中标人在约定的有效期内未能与招标人签订合同的，投标保证金将予以没收。

　　c.投标过程中，若投标人涉及互相串通投标、采用行贿手段谋取中标的，投标保证金将不予退还。

　　d.投标保证金，将在规定的时间内或与招标人签订合同之后予以退还，不计利息。

　　F递交投标书

　　投标人完成投标文件的编制后，应该按照招标文件的规定在投标截止日期前送达招标方。投标方将投标文件正本和副本分别用信封密封，加盖投标方的法定代表人印章及法人单位公章，信封上标明投递地址及收件人、招标编号、投标项目名称及正本或副本。通常，正本一份，副本两份。另外还可以标注“于某月某日之前（指投标邀请中规定的开标日期及时间）不准启封”的字样。